Απόρρητο δεδομένων και συμμόρφωση

Το Joryio περιλαμβάνει ενσωματωμένα εργαλεία συμμόρφωσης με GDPR και CCPA, που σας βοηθούν να διαχειρίζεστε αιτήματα υποκειμένων δεδομένων, να ρυθμίζετε επιλογές απορρήτου και να διατηρείτε ίχνη ελέγχου για κανονιστική συμμόρφωση.

Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων (DSR)

Τα αιτήματα υποκειμένων δεδομένων σάς επιτρέπουν να επεξεργάζεστε αιτήματα διαγραφής (δικαίωμα στη λήθη) και εξαγωγής δεδομένων (φορητότητα δεδομένων) για μεμονωμένους χρήστες.

Δημιουργία DSR

1. Ανοίξτε τη σελίδα Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων (στο /compliance/dsr του dashboard σας)
2. Κάντε κλικ στο Νέο αίτημα
3. Εισαγάγετε το User ID του υποκειμένου των δεδομένων
4. Επιλέξτε τον τύπο αιτήματος:
   • Εξαγωγή: Συλλέγει όλα τα προσωπικά δεδομένα από όλα τα συστήματα σε ένα αρχείο JSON προς λήψη
   • Διαγραφή: Διαγράφει οριστικά ή ανωνυμοποιεί όλα τα προσωπικά δεδομένα σε όλα τα συστήματα
5. Κάντε κλικ στη Δημιουργία αιτήματος

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε DSR απευθείας από τη σελίδα προφίλ ενός χρήστη, με τα κουμπιά Εξαγωγή δεδομένων ή Διαγραφή δεδομένων.

Το User ID πρέπει να ανήκει σε κάποιον για τον οποίο ο χώρος εργασίας διατηρεί δεδομένα: εσωτερικό ή εξωτερικό αναγνωριστικό προφίλ, προφίλ που έχει ήδη διαγραφεί ή άτομο του οποίου τα συμβάντα είναι ακόμη αποθηκευμένα. Κάθε άλλο αναγνωριστικό απορρίπτεται (404). Ένας οργανισμός μπορεί να έχει έως 50 αιτήματα σε αναμονή ή σε επεξεργασία ταυτόχρονα· πέρα από αυτό ένα νέο αίτημα απορρίπτεται (429) μέχρι να ολοκληρωθούν κάποια.

Επεξεργασία DSR

Κάθε DSR επεξεργάζεται ασύγχρονα σε όλα τα αποθετήρια δεδομένων:

Αποθετήριο	Δεδομένα που επηρεάζονται
Αποθετήριο προφίλ	Προφίλ χρήστη, συσκευές, ψευδώνυμα, συνδρομές σε λίστες, εκτελέσεις canvas
Αποθετήριο αλληλεπίδρασης	Μηνύματα/συνομιλίες WhatsApp, μηνύματα SMS, εμφανίσεις in-app, αναθέσεις παραλλαγών
Αποθετήριο συμβάντων αναλυτικών	Συμβάντα αναλυτικών (συμπεριλαμβανομένων ανοιγμάτων/κλικ μηνυμάτων) και αποδοσμένα μηνύματα
S3	Αρχεία εξαγωγής και αρχεία wallet passes

Τα βήματα επεξεργασίας παρακολουθούνται μεμονωμένα, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο στη σελίδα λεπτομερειών του DSR.

Παρακολούθηση προθεσμιών

Οι προθεσμίες υπολογίζονται αυτόματα βάσει του εφαρμοστέου κανονισμού:

• GDPR: 30 ημέρες από τη δημιουργία του αιτήματος
• CCPA: 45 ημέρες από τη δημιουργία του αιτήματος

Τα εκπρόθεσμα αιτήματα επισημαίνονται καθημερινά και καταγράφονται στο ίχνος ελέγχου συμμόρφωσης.

Λήψη εξαγωγών

Για DSR εξαγωγής, μόλις ολοκληρωθεί η επεξεργασία:

1. Μεταβείτε στη σελίδα λεπτομερειών του DSR
2. Κάντε κλικ στη Λήψη εξαγωγής
3. Το αρχείο εξαγωγής παραμένει διαθέσιμο για 24 ώρες μετά την επεξεργασία· κάθε παραγόμενος σύνδεσμος λήψης ισχύει για 1 ώρα

Το αρχείο εξαγωγής είναι ένα συμπιεσμένο με gzip αρχείο JSON που περιέχει όλα τα προσωπικά δεδομένα οργανωμένα ανά αποθετήριο δεδομένων.

Ρυθμίσεις απορρήτου

Ανοίξτε τη σελίδα ρυθμίσεων Απόρρητο δεδομένων και συμμόρφωση (στο /settings/privacy του dashboard σας) για να ρυθμίσετε επιλογές απορρήτου σε επίπεδο οργανισμού.

Αυτές οι ρυθμίσεις ισχύουν για κάθε χώρο εργασίας του οργανισμού σας - η μείωση μιας περιόδου διατήρησης διαγράφει δεδομένα σε όλους - γι' αυτό η αλλαγή τους απαιτεί το δικαίωμα επιπέδου εταιρείας Organization Settings: Write (org_settings:write). Όποιος έχει Compliance: Read μπορεί να τις δει.

Προεπιλεγμένος κανονισμός

Ορίστε το προεπιλεγμένο κανονιστικό πλαίσιο (GDPR ή CCPA) που ισχύει για τα νέα αιτήματα DSR. Αυτό καθορίζει την προεπιλεγμένη περίοδο προθεσμίας.

Διατήρηση δεδομένων

Ρυθμίστε για πόσο διατηρούνται διαφορετικοί τύποι δεδομένων:

Ρύθμιση	Περιγραφή	Προεπιλογή
Διατήρηση παρακολούθησης	Ανοίγματα και κλικ μηνυμάτων	Όσο τα συμβάντα. Ορίστε 7-365 ημέρες για να διαγράφονται νωρίτερα τα ανοίγματα και τα κλικ - μπορεί μόνο να μειώσει, ποτέ να επεκτείνει
Διατήρηση αρχείου ελέγχου	Καταχωρίσεις ελέγχου συμμόρφωσης	365 ημέρες. Ορίστε 30-3650 ημέρες· ο νυχτερινός καθαρισμός το εφαρμόζει. Οι ενέργειες διαχείρισης και τα συμβάντα σύνδεσης δεν διατηρούνται ποτέ λιγότερο από 365 ημέρες
Διατήρηση αρχείων εξαγωγής	Αρχεία εξαγωγής DSR στο S3	24 ώρες
Διατήρηση ανώνυμων προφίλ	Ανώνυμα προφίλ που έχουν αδρανήσει	365 ημέρες. Εξαρτάται από το πακέτο σας - για αλλαγή επικοινωνήστε με το Customer Success. Δείτε παρακάτω

Η διατήρηση των συμβάντων αναλυτικών (730 ημέρες από προεπιλογή) ορίζεται για το πρόγραμμά σας από το Joryio και δεν επεξεργάζεται σε αυτή τη σελίδα.

Τα αιτήματα που στέλνετε στην υποστήριξη της Joryio είναι αρχεία της ίδιας της Joryio, όχι δεδομένα του χώρου εργασίας, γι' αυτό δεν ρυθμίζονται εδώ - δείτε πόσο καιρό κρατάμε τα αιτήματα υποστήριξης.

Διατήρηση ανώνυμων προφίλ

Οι επισκέπτες που δεν έχετε ταυτοποιήσει ποτέ έχουν κι αυτοί προφίλ, ώστε να τους φτάνουν τα μηνύματα in-app, τα συμβάντα και το push. Οι περισσότεροι επισκέπτονται μία φορά. Μια νυχτερινή εργασία διαγράφει ένα ανώνυμο προφίλ μόνο όταν ισχύουν όλα τα παρακάτω:

• δεν ταυτοποιήθηκε ποτέ - χωρίς email, τηλέφωνο ή αναγνωριστικό χρήστη·
• δεν είχε δραστηριότητα (κανένα συμβάν και καμία αλλαγή προφίλ) για 365 ημέρες·
• δεν έχει ενεργή συσκευή, οπότε όποιος είναι ακόμη προσβάσιμος μέσω push ή in-app διατηρείται·
• δεν βρίσκεται σε ενεργό ή σε αναμονή journey, ούτε σε καμία λίστα.

Τα συμβάντα του παραμένουν στα αναλυτικά στοιχεία με το ανώνυμο αναγνωριστικό και διαγράφονται σύμφωνα με τη διατήρηση συμβάντων. Κάθε νυχτερινή εκτέλεση καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου συμμόρφωσης, με το πόσα προφίλ διαγράφηκαν και πόσα διατηρήθηκαν, και γιατί. Η περίοδος είναι 365 ημέρες από προεπιλογή και εξαρτάται από το πακέτο σας. Δεν αλλάζει σε αυτή τη σελίδα - για να την αλλάξετε, ή για να διατηρούνται τα ανώνυμα προφίλ για πάντα, επικοινωνήστε με το Customer Success.

Καθαρισμός ανενεργών επαφών

Ανενεργό εκτός αν το ζητήσετε. Όταν το Customer Success το ενεργοποιήσει στο πακέτο σας, μια νυχτερινή εργασία διαγράφει μια ταυτοποιημένη επαφή μόνο όταν ισχύουν όλα τα παρακάτω: κανένα κανάλι δεν μπορεί να τη φτάσει με καμία ρύθμιση καμπάνιας (το email της έχει απεγγραφεί, έχει hard bounce ή λείπει· το τηλέφωνό της έχει απεγγραφεί από SMS, WhatsApp και Viber, ή λείπει· δεν έχει ενεργή συσκευή), δεν είχε δραστηριότητα για τον αριθμό ημερών που συμφωνήθηκε (τουλάχιστον 180), και δεν βρίσκεται σε ενεργό journey ούτε είναι εγγεγραμμένη σε λίστα. Μια επαφή της οποίας η κατάσταση απλώς δεν ορίστηκε ποτέ θεωρείται προσβάσιμη και διατηρείται. Πριν διαγραφεί μια επαφή, η απεγγραφή ή το bounce της προστίθεται στη λίστα αποκλεισμού σας, ώστε μια νέα εισαγωγή της ίδιας διεύθυνσης να μην μπορεί να την εγγράψει ξανά.

Όταν λήγει ο λογαριασμός σας

Όταν λήγει η συνδρομή σας, δεν συμβαίνει τίποτα στα δεδομένα σας. Στη συνέχεια η ομάδα του Joryio επιβεβαιώνει μαζί σας ότι ο λογαριασμός έληξε· μέχρι τότε τα δεδομένα σας μένουν ως έχουν.

Μόλις επιβεβαιωθεί η λήξη του λογαριασμού:

1. Την ίδια ημέρα οι κάτοχοι και οι διαχειριστές του λογαριασμού, καθώς και το email χρέωσης στα στοιχεία χρέωσης, λαμβάνουν email: ο λογαριασμός έληξε, και η ημερομηνία που θα διαγραφούν τα δεδομένα του.
2. 7 ημέρες πριν κλείσει ο λογαριασμός, μια υπενθύμιση.
3. 14 ημέρες μετά την επιβεβαίωση ο λογαριασμός κλείνει: γίνεται μόνο για ανάγνωση, τα κλειδιά API του ανακαλούνται και η συλλογή δεδομένων σταματά.
4. 30 ημέρες αργότερα όλα τα δεδομένα του - επαφές, συμβάντα, μηνύματα, αρχεία και ρυθμίσεις - διαγράφονται οριστικά.

Επομένως τα δεδομένα σας διαγράφονται μέσα σε 60 ημέρες από την επιβεβαίωση της λήξης του λογαριασμού σας. Τα αντίγραφα ασφαλείας λήγουν μετά από αυτό: τα αντίγραφα της βάσης δεδομένων μέσα σε 7 ημέρες.

Όσο ένα τιμολόγιο είναι απλήρωτο ή μια πληρωμή εκκρεμεί ακόμη, κανένα από αυτά τα βήματα δεν γίνεται· συνεχίζουν μόλις τακτοποιηθεί, πάντα με ειδοποίηση τουλάχιστον 7 ημερών για τη νέα ημερομηνία.

Για να κρατήσετε τον λογαριασμό και τα δεδομένα του, επικοινωνήστε μαζί μας πριν κλείσει: ακυρώνουμε τη διαγραφή ή τη μεταθέτουμε σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Αφού κλείσει ο λογαριασμός, μπορεί ακόμη να επαναφερθεί μέχρι να διαγραφούν τα δεδομένα του.

Συμπεριφορά διαγραφής

• Ανωνυμοποίηση αντί για διαγραφή: Όταν είναι ενεργοποιημένη, μια διαγραφή διατηρεί τις γραμμές συμβάντων/μηνυμάτων του χρήστη αλλά τις απο-ταυτοποιεί μη αναστρέψιμα - το αναγνωριστικό χρήστη αντικαθίσταται με ένα τυχαίο, μη αναστρέψιμο token και κάθε πεδίο ταυτοποίησης καθαρίζεται (τα properties των συμβάντων, τα ανώνυμα αναγνωριστικά/αναγνωριστικά συνεδρίας/συσκευής). Παραμένουν μόνο μη προσωπικές διαστάσεις αναλυτικών (όνομα συμβάντος, χρονική σήμανση, καμπάνια/κανάλι), ώστε τα συγκεντρωτικά αναλυτικά να μένουν ανέπαφα ενώ το άτομο δεν μπορεί πλέον να ταυτοποιηθεί. Όταν είναι απενεργοποιημένη, οι εγγραφές διαγράφονται οριστικά.
• Διατήρηση συγκεντρωτικών στατιστικών (πρόσθετο Enterprise): Για πελάτες που απαιτούν πραγματική οριστική διαγραφή (όχι ανωνυμοποίηση) αλλά δεν θέλουν να «πέσουν» τα dashboards, αυτό διατηρεί καθαρισμένες, απο-ταυτοποιημένες γραμμές συμβάντων ώστε να επιβιώνουν τα σύνολα καμπανιών και τα χωνιά - ενώ κάθε αποθετήριο PII (προφίλ, μηνύματα, συσκευές) διαγράφεται πλήρως.

Πρόσθετο Enterprise

Η Διατήρηση συγκεντρωτικών στατιστικών είναι πρόσθετο enterprise. Μπορεί να ενεργοποιηθεί για τον οργανισμό σας μόνο από την ομάδα του Joryio μέσω της κονσόλας διαχείρισής μας - δεν είναι αυτοεξυπηρετούμενο. Μέχρι να ενεργοποιηθεί, ο διακόπτης παραμένει απενεργοποιημένος σε αυτήν τη σελίδα. Μόλις το ενεργοποιήσουμε, ελέγχετε από εδώ αν θα εφαρμόζεται ανά διαγραφή. Επικοινωνήστε μαζί μας για να το προσθέσετε στο πρόγραμμά σας.

συμβουλή

Η ανωνυμοποίηση από μόνη της ήδη διατηρεί τα συγκεντρωτικά αναλυτικά και ικανοποιεί τη διαγραφή, οπότε οι περισσότεροι οργανισμοί δεν χρειάζονται το πρόσθετο οριστικής διαγραφής. Επιλέξτε το πρόσθετο μόνο όταν μια πολιτική ή μια ρυθμιστική αρχή απαιτεί ρητά πραγματική διαγραφή αντί για ανωνυμοποίηση.

Υπεύθυνος απορρήτου (DPO)

Ρυθμίστε τα στοιχεία επικοινωνίας του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων σας:

• Όνομα DPO και Email: Εμφανίζονται στα αρχεία συμμόρφωσης
• URL Πολιτικής απορρήτου: Σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου του οργανισμού σας

Αρχείο ελέγχου συμμόρφωσης

Όλες οι ενέργειες που σχετίζονται με τη συμμόρφωση καταγράφονται σε ένα αμετάβλητο ίχνος ελέγχου, προσβάσιμο από τη σελίδα Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων (οι καταχωρίσεις ελέγχου είναι ορατές στη σελίδα λεπτομερειών κάθε DSR).

Το αρχείο δείχνει τις καταχωρίσεις του τρέχοντος χώρου εργασίας. Οι καταχωρίσεις επιπέδου οργανισμού, όπως οι αλλαγές στις ρυθμίσεις απορρήτου, εμφανίζονται μόνο σε μέλη με Organization Settings: Write.

Οι καταγραφόμενες ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Δημιουργία, επεξεργασία, ολοκλήρωση, αποτυχία και ακύρωση DSR
• Λήψεις αρχείων εξαγωγής
• Αλλαγές ρυθμίσεων απορρήτου
• Προειδοποιήσεις εκπρόθεσμων προθεσμιών
• Εκτελέσεις διατήρησης ανώνυμων προφίλ (πόσα διαγράφηκαν και πόσα διατηρήθηκαν)
• Εκτελέσεις καθαρισμού ανενεργών επαφών (πόσες διαγράφηκαν και πόσες διατηρήθηκαν)

Σημαντικό

Το αρχείο ελέγχου συνδρομών δεν διαγράφεται ποτέ κατά τα αιτήματα διαγραφής (GDPR Άρθρο 17(3)(β)). Αντ' αυτού, τα αναγνωριστικά χρηστών ανωνυμοποιούνται, ώστε να διατηρείται η απόδειξη συγκατάθεσης ενώ αφαιρούνται τα PII.

Παραγγελίες καταστήματος

Μια διαγραφή δεν διαγράφει ποτέ παραγγελίες καταστήματος (Shopify, WooCommerce, Magento ή το API παραγγελιών), ώστε τα σύνολα εσόδων να μένουν σωστά. Αφαιρεί από κάθε παραγγελία του ατόμου ό,τι το ταυτοποιεί - όνομα, διευθύνσεις και τηλέφωνο, το αναγνωριστικό πελάτη του καταστήματος, τη σημείωση της παραγγελίας, τον σύνδεσμο κατάστασης παραγγελίας και τον αριθμό αποστολής - και αποσυνδέει τις παραγγελίες από την επαφή. Τα ποσά, τα προϊόντα και οι κωδικοί κουπονιών παραμένουν, όπως και τα προσαρμοσμένα πεδία που στέλνετε στο metadata μιας παραγγελίας μέσω του API - μην βάζετε προσωπικά δεδομένα σε αυτά.

Επισήμανση δεδομένων ως προσωπικών (PII)

Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται κανονικά και αποκρύπτονται κατά την ανάγνωση από χρήστες χωρίς το δικαίωμα pii:view. Η επισήμανση δεν διαγράφει τίποτα και δεν αλλάζει τι μπορείτε να κάνετε - εξακολουθείτε να δημιουργείτε τμήματα και να στοχεύετε βάσει αυτού. Ελέγχει ποιος βλέπει τις τιμές.

Τι είναι προσωπικό εξ ορισμού

Τα πεδία που ορίζει η πλατφόρμα καλύπτονται χωρίς ρύθμιση - email, phone, firstName, lastName, πεδία διεύθυνσης, date_of_birth, postal_code, ip_address, national_id και παρόμοια. Η αντιστοίχιση αγνοεί τη γραφή, οπότε first_name και firstName είναι το ίδιο πεδίο.

Δεν μαντεύουμε πέρα από αυτή τη λίστα. Ένα πεδίο plan_name ή emailSubject είναι συνηθισμένα δεδομένα - η εικασία από ονόματα σφάλλει και προς τις δύο κατευθύνσεις, και ένα πεδίο λανθασμένα επισημασμένο κρύβει τις τιμές του από τη δική σας ομάδα χωρίς κανένα όφελος.

Επισήμανση δικών σας πεδίων

• Ιδιότητες - Ρυθμίσεις → Λεξικό Δεδομένων, διακόπτης PII στη γραμμή.
• Ιδιότητες συμβάντων - Ρυθμίσεις → Λεξικό Δεδομένων, ανοίξτε ένα συμβάν και χρησιμοποιήστε τον διακόπτη PII.

Τα email και phone δεν αποεπισημαίνονται: είναι οι διευθύνσεις στις οποίες παραδίδει η πλατφόρμα.

Τι αλλάζει

Πού	Επίδραση
Λεξικό Δεδομένων & Event Explorer	οι τιμές κρύβονται χωρίς pii:view
Τμήματα & στόχευση	αμετάβλητα
Εξατομίκευση καμπανιών	αμετάβλητη
Πλαίσιο βοηθού AI	οι τιμές δεν αποστέλλονται
Προβλεπτικά μοντέλα	το πεδίο εξαιρείται από την εκπαίδευση

Η τελευταία γραμμή διαφέρει σκόπιμα. Η εμφάνιση αναιρείται· μια τιμή που έχει μάθει ένα μοντέλο όχι. Γι' αυτό τα εκ φύσεως προσωπικά πεδία μένουν εκτός εκπαίδευσης ακόμη κι αν τα αποεπισημάνετε, και αναγνωριστικά όπως το externalId δεν χρησιμοποιούνται ποτέ αν και εμφανίζονται κανονικά.

Η ένδειξη «ID?»

Ορισμένες ιδιότητες φέρουν μια μικρή ένδειξη ID?: οι τιμές τους συμπεριφέρονται σαν αναγνωριστικό - νέα τιμή σχεδόν σε κάθε συμβάν, ή περίπου μία ανά άτομο. Είναι υπόδειξη για έλεγχο, όχι αυτόματη απόφαση.

Γρήγορες ενέργειες από το προφίλ χρήστη

Στη σελίδα προφίλ κάθε χρήστη θα βρείτε δύο κουμπιά ενεργειών συμμόρφωσης:

• Εξαγωγή δεδομένων: Δημιουργεί ένα DSR εξαγωγής για τον χρήστη
• Διαγραφή δεδομένων: Δημιουργεί ένα DSR διαγραφής για τον χρήστη (απαιτεί επιβεβαίωση)

Πρόκειται για συντομεύσεις που δημιουργούν αιτήματα DSR με την ίδια διαδικασία επεξεργασίας.